Classement des actes chez vous.

[marie.line.delansay]

Au début de nos recherches, nous n'avons pas beaucoup d'actes et de renseignements. Au fur et à mesures, on accumule....
Est ce que quelqu'un pourrait me dire, comment il procède pour le classement personnel des vos actes, et vos renseignements, des actes de décès, actes naissance.
Quelles sont vos méthodes, je suis un peu débordée !!! Des pochettes par noms patronymiques, par famille, par générations ....
Merci de vos aides.
Marie Line Delansay

[VERLAINE]

Bonsoir Marie Line,
Je vous approuve de vouloir faire un classement dès le départ.
Ce que je n'ai pas fait et c'est galère à refaire au bout de quelques années.
J'ai fait un dossier photos généalogiques dans lequel je mets toutes les photos, classées par département et par communes.
J'ai aussi fait un dossier généalogique dans lequel j'ai créé 4 dossiers:
-dossier se rapportant à l'ascendance de mon épouse
-dossier se rapportant à mon ascendance
-dossier contenant les documents importants classés par département.
-dossier fourre-tout où je range tout ce qui n'est pas encore trié.
Pour les actes, je mets les photos uniquement des sosas dans un dossier acte, dans lequel j'ai un sous-dossier par département comprenant des sous-dossiers par communes. J'y mets également une transcription systématique de chaque acte.
Egalement des fichiers excel reprenant tous ces actes.
J'imprime systématiquement les actes Baptême-Mariage-Sépulture (BMS) des sosas que je range dans des pochettes plastiques:1 pochette (1 page pour B et D de l'époux, 1 page pour B et d de l'épouse) et 1 pochette (acte de mariage des époux + remariages éventuels), soit 2 pochettes par couple, sauf pour les couples après révolution où les actes sont souvent plus étoffés et qui prennent plus de place.
L'important est de trouver un classement qui vous permette de retrouver rapidement ce que vous cherchez.
Bon courage.
François Verlaine

[† graffit]

Bonjour marie-line,bonjour françois

Je pense qu'il faut adapter le classement à votre généalogie
Pour ma part,je privilégie le classement par ordre alphabétique

J'ai un dossier patronymes avec des sous-dossiers pour les patronymes alliés contenant tous les actes
J'ai un dossier pour les communes où ont vécu les ancêtres
J'ai comme François un dossier photo mais sans classement particulier pour les photo je suis partisante du pêle-mêle
J'ai un dossier fourre-tout

Ce classement a évolué au cours de mes recherches qui ont commencé bien avant internet donc beaucoup de papiers

Bon classement

[mdeswez]

Bonjour Marie Line

Il est effectivement nécessaire de se définir une méthode et des outils pour le classement des actes et les renseignements concernant les individus.

Pour ma part, voici mon organisation (celle-ci est certainement perfectible).
Tous mes actes sont numérisés et archivés dans des différents répertoires (un répertoire par type d'acte : naissance/baptême, décès/sépulture, mariages, livrets de famille, actes notariés).
Les noms des actes sont codifiés. Dans le cas d'actes sur plusieurs fichiers, le nom du fichier est le nom de l'acte suffixé par un numéro d'ordre. La structure du nom du fichier dépend du type d'acte.

• - pour les actes de naissance /baptêmes, décès/sépulture la structure est la suivante : Xaaaa_NomPrénoms(_NumérodOrdre)
  - pour les actes de mariage et les livrets de familles la structure est la suivante : Xaaaa_NomDuMarié_NomDeLaMariée(_NuméroDOrdre),
  - pour actes notariés (dont les contrats de mariage), j'ai enrichi la structure afin d'y retrouver la référence du tabellion et la date précise de l'acte pour retrouver plus aisément l'origine de cet acte (notaire/lieu ...) : Xaaaa_TABtttt_xxx_Date_NomPrénoms/NomDuMarié_NomDeLaMariée(_NuméroDOrdre)
  • - X représente le type d'acte (N : naissance/baptême, D : décès/sépulture, M : mariage, L : Livret de famille, CM : contrat de mariage, AN : acte notarié)
    - aaaa : année de l'acte.

Pour la gestion proprement dite de mes données :
- Dans mon logiciel de généalogie, seuls les individus et événements dûment authentifiés sont décrits avec la référence de l'acte décrivant l'événement.
- Je gère d'autre part toutes les données des individus sous un tableur (type EXCEL ou base ACCESS) : identité (Nom Prénom); lien vers ses parents; lien vers l'époux/épouse; Naissance (Date, Lieu, Acte/piste); Décès ((Date, Lieu, Acte/piste); Mariage (Date, Lieu, Acte/piste).

Acte : indique que je détiens l'acte décrivant l'événement : celui-ci peut être l'acte de l'événement de l'individu concerné (son acte de naissance par exemple) ou un acte d'un autre événement mais qui donne les renseignements sur un autre individu (typiquement les date et lieu de décès d'un des parents du marié (de la mariée) dans l'acte de mariage de ceux-ci.
Piste : lors des recherches sur le Net, mémorise l'origine de l'information (nom du site/identifiant du Généanaute par exemple).

De plus, un tableur de type EXCEL, permet facilement d'effectuer des filtres.
J'ai rajouté 2 colonnes :
- une colonne permettant de regrouper et filtrer les individus par branche généalogique (ascendance grand-père paternel, ascendance grand-mère paternelle , ...)
- une colonne permettant de marquer(numéroter) les SOSA des différentes ascendances.

De plus j'utilise :
- les commentaires pour gérer mes demandes en cours
- les couleurs comme moyen mnémotechnique :

• - pour gérer les en-cours (demande à formuler, demande en cours, demande n'ayant pas aboutie, acte reçu, ...),
  - pour repérer les SOSA,
  - ...

Ceci n'est qu'un exemple d'organisation parmi tant d'autres et il y a d'autres outils pour gérer ses données. Le plus important c'est de définir le plus tôt possible son organisation.

Amicalement

Michel

[pdebreu]

Bonjour à toutes et tous, bonjour Marie-Line

Comme Graffit je crois qu'il faut avant tout choisir un type de classement qui réponde à vos besoins particuliers et qui vous convienne.

Personnellement ma manière d'aborder les problèmes ressemble beaucoup à celle de Michel - beaucoup de mes données sont numérisées - pour lui (et peut-être d'autres) je voudrais signaler une possibilité d'adapter l'"explorateur" que je trouve intéressante.

Il s'agit de "donner un titre" à l'information contenue dans un fichier, en utilisant non seulement le nom du fichier mais aussi d'autres "champs" ; et bien sûr de faire apparaitre ces champs dans l'explorateur

Depuis l'explorateur donc :

1) pour accéder à ces "champs" supplémentaires il faut :
- faire un click-droit sur le nom du fichier
- choisir le champ "Proriétés" (tout en bas) et faire un click-gauche
- ouvrir le second onglet "Résumé" : cf. image ci-dessous

doc_fichier2.jpg

2) pour faire afficher par l'explorateur certains de ces champs de manière permanente:
- faire un click-droit sur la ligne contenant les entêtes de colonne (cf. 2ème image ci-dessous)
- en "cochant/décochant" les noms de colonnes affichées vous pouvez faire apparaitre de nouveaux champs ou en faire disparaitre
- le tri sur ces nouvelles colonnes peut se faire comme pour les colonnes habituelles : des clicks-gauche sur l'entête

affichage.jpg

3) en promenant - lentement ! - le curseur sur les noms des fichiers certains champs apparaissent

popup.jpg

Bonne journée. Cordialement

Pierre

PS Si vous examinez les clichés ci-dessus vous pourrez reconstituer ma manière de procéder... mais je ne saurais trop vous conseiller de l'adapter (si elle vous parait intéressante) et non de la copier